Evento de entrega de premios: cómo y dónde organizarlo

La concesión de galardones es una gran oportunidad para reconocer y premiar a determinadas personas o instituciones, desde una empresa que quiere poner en valor el trabajo de sus empleados, hasta una institución que desea destacar la labor de determinadas personalidades en su ámbito de actuación. Ahora bien, la planificación y ejecución de un evento de entrega de premios puede ser una tarea compleja, por la gran cantidad de detalles que hay que tener en cuenta. ¿Estás pensando en organizar una ceremonia de este tipo? Te damos todas las claves para prepares una cita inolvidable.

¿Qué tipo de acto es una entrega de premios?

Lo primero que debes tener en cuenta es que existen diferentes tipos de evento de entrega de premios que quieres llevar a cabo. Y es que, el impacto que pretendas conseguir con la gala va a hacer variar el desarrollo de la misma. En este sentido, los más comunes son:

Reconocimientos corporativos. En este caso, el objetivo de la ceremonia es reconocer los logros de los empleados y directivos de una empresa u organización por los resultados obtenidos, la lealtad, su aportación a la entidad… Son una modalidad cada vez más utilizada, ya que ayudan a mejorar la motivación laboral y, al mismo tiempo, permiten hacer teambuilding entre los trabajadores. Al ser un acto interno, suelen disfrutar de un ambiente más informal y cercano.

Galardones institucionales. Otra opción de evento de entrega de premios es aquella en la que una institución desea destacar la labor de algunos miembros de la comunidad. Puede ser, por ejemplo, los galardones que concede una administración pública a diferentes personalidades por su contribución a la sociedad, como el premio que concedió la Academia Andaluza de Gastronomía y Turismo al proyecto de oleoturismo de Hacienda Guzmán, o los que organiza una institución para ensalzar el trabajo de determinadas entidades, como la concesión de las Estrellas Michelin. A diferencia del anterior, los galardones institucionales precisan de una atmósfera más solemne.

Cierre de concursos. Ahora bien, quizá tu organización ha llevado a cabo un concurso de algún tipo y lo que buscas es planificar la entrega de los premios a los ganadores de las diferentes categorías. Aquí es importante que tengas en cuenta el público al que te diriges. Es decir, una gala del estilo Premios Planeta tendrá una seriedad y elegancia que no tendría cabida en la entrega de los Premios Razzie a las peores películas, con un enfoque más “gamberro”.

¿Cómo deseas que se desarrolle el evento de entrega de premios?

Una vez que hayas decidido qué tipo de evento quieres organizar, llega el momento de estudiar todos los detalles sobre la ceremonia. ¿Qué aspectos debes tener en cuenta?

Invitados. Debes confeccionar la lista de invitados a la gala y establecer el modo de hacerles llegar la convocatoria y con cuánta antelación. Te recomendamos que solicites confirmación para poder calcular bien el aforo. En este sentido, analiza los asistentes con cuidado, para evitar causar molestias, con criterios objetivos. Por ejemplo, en un premio empresarial sectorial, ¿qué empresas serán contactadas y, dentro de estas, a qué responsable/s irá dirigida la invitación?

Presidencia. Otro aspecto fundamental es concretar las personas que ostentarán la presidencia del acto. Esto te ayudará posteriormente a definir las plazas de la mesa principal y el orden de intervenciones, si las hubiera.

Comida. Es posible celebrar un evento de entrega de premios que se circunscriba exclusivamente a la ceremonia en sí, pero lo más recomendable es preparar algún ágape para los invitados. De este modo, fomentarás que los asistentes se interrelacionen entre sí y puedan llevarse un recuerdo más entrañable del acto. Las posibilidades son muy amplias, desde un pequeño aperitivo, hasta una cena a mesa y mantel (con distribución de los comensales, lógicamente), pasando por una comida tipo cóctel de pie.

Entrega de galardones. ¿Cómo y cuándo se desarrollará la entrega de los premios? ¿Será al principio del evento, durante su desarrollo, como cierre del acto? Así, en unos reconocimientos institucionales, puedes ubicarlos al principio, seguidos de un pequeño cóctel, mientras que en unos premios a trabajadores, quizá optes por establecerlos a mitad, entre la comida o cena y la parte más festiva. También concretar previamente qué se va a entregar a cada persona (trofeo, diploma, ramo…), el orden de concesión de los galardones (suelen ir de menos a más importante), los responsables de dar los premios, la presentación de los galardonados, la duración de los discursos y si habrá un presentador que conduzca la gala.

Escenario. Será el centro de todas las miradas, así que debe estar ubicado en un lugar visible para todos los invitados. La decoración del evento corporativo del mismo también es fundamental. Trata de que vaya en sintonía con los galardones. Por ejemplo, si son unos premios literarios, puedes crear un ambiente literario, con libros y sofás de lectura.

Actividades. Otro punto a tener en cuenta es el resto de actividades que formarán parte del evento de entrega de premios. Además de la ceremonia en sí, quizá quieras incluir otros hitos dentro del acto, desde un photocall para que los invitados se puedan fotografiar y la cita sea más ‘instagrameable’, hasta una zona de promoción de los patrocinadores o un concierto para poner el broche de oro a la celebración.

Difusión. Conseguir que los premios y los premiados sean conocidos por toda la sociedad es clave para mejorar la imagen u reputación de la organización. Por tanto, elabora un plan de comunicación de forma anticipada en el que determines la convocatoria y cobertura informativa del acto.

¿Cuándo y dónde celebrar la gala de entrega?

Además de todos estos detalles, la fecha y el lugar para la celebración del evento de entrega de premios debe cobrar especial protagonismo. No olvides que el enclave es esencial a la hora de crear un clima agradable.

En cuanto a la fecha, el objetivo es que acuda el máximo de personas posibles al acto. Por tanto, evita días señalados, como festividades. Por ejemplo, si vas a conceder reconocimientos a empleados, es aconsejable que lo organices entre semana, en una franja horaria que no interfiera con la actividad laboral, pero que fomente la asistencia. ¿Qué tal el viernes a mediodía? En cambio, para una gala solemne de una institución pública, puedes optar por el fin de semana o un horario nocturno que facilite a los invitados acudir sin dejar de lado sus responsabilidades.

Respecto al lugar para el evento de entrega de premios, debes partir del aforo del espacio. Confirmado que es suficiente, hay muchas opciones. Si es invierno y no quieres arriesgarte con el tiempo, puedes decantarte por el clásico auditorio. Sin embargo, para conseguir un mayor impacto, cada vez son más frecuentes las ceremonias en entornos genuinos o, incluso, entornos al aire libre, por la versatilidad que ofrecen.

Es el caso de Hacienda Guzmán, donde no sólo podrás celebrar el evento de entrega de premios en un enclave con más de cinco siglos de historia, sino que también ponemos a tu servicio la experiencia de nuestro equipo de profesionales que personalizará cada detalle del mismo y te ofrecerá atractivas propuestas de actividades, como catas del mejor AOVE, visitas a la almazara o showcookings saludables. Además, nuestra finca, situada en La Rinconada (Sevilla), está a tan solo diez minutos del aeropuerto y a quince del centro de la capital hispalense, contando con un fácil y cómodo acceso para tus invitados… por no hablar de la envidiable climatología de la zona. En definitiva, un lugar original y emblemático para una ceremonia que deje un buen sabor de boca a organización y asistentes. ¿Te ayudamos a hacerla realidad?