Alquiler de espacios para conferencias: aspectos a tener en cuenta

Cuando se trata de eventos corporativos o reuniones estratégicas, elegir el lugar adecuado puede marcar la diferencia entre una experiencia exitosa y una decepción total. Por eso, el alquiler de espacios para conferencias es hoy día un aspecto clave si deseas crear el entorno ideal que inspire a tus asistentes y les proporcione todas las comodidades necesarias para disfrutar de la experiencia al 100%. No se trata solo de un lugar físico, sino de un escenario donde se forjan alianzas, se intercambian conocimientos, se generan ideas innovadoras y se establecen conexiones duraderas.

¿Por qué alquilar espacios para conferencias?

Y es que los espacios no son meros receptáculos de personas. Las últimas investigaciones científicas ponen de manifiesto el impacto que puede tener una sala en la impresión, el ánimo e, incluso, las capacidades de sus ocupantes. Esta rama del conocimiento es lo que se conoce como Neuroarquitectura, arrojando conclusiones interesantes para aquellos que os dedicáis a la organización de eventos empresariales o institucionales. Por ejemplo, ¿sabías que el alquiler de espacios para conferencias con zonas verdes aledañas permite mejorar la capacidad de concentración de los participantes?

Así, buscar un espacio para este tipo de actos fuera de la oficina se convierte en una estrategia muy efectiva para mejorar la productividad y el bienestar de las personas. Bien claro lo dejó la pandemia de la Covid-19, que arraigó el creciente interés por trabajar en nuevos espacios que rompan con la monotonía. Ten en cuenta que, de acuerdo con la Organización Mundial de la Salud, los ciudadanos pasan el 90% de su vida en lugares cerrados. De ahí que facilitar otros entornos más dinámicos, colaborativos y acogedores les permita resetear la mente y aumentar tu motivación y productividad.

Además, tampoco puedes olvidar que el alquiler de espacios para una conferencia puede marcar la diferencia en la percepción de los invitados. De hecho, el enclave elegido puede ser este plus con el que consigas impresionar a los asistentes. No es lo mismo llegar a una fría sala sin ventanas que a un salón luminoso y bien decorado cuyas paredes cuenten con siglos de historia, ¿verdad?

¿Cuáles son las claves para la elección del alquiler de espacios para conferencias?

Ahora bien, a la hora de seleccionar el lugar ideal, existen una serie de pautas que debes tener en cuenta. ¿Qué aspectos debe reunir el alquiler de espacios para conferencias? Aquí tienes varios consejos para adoptar la elección más adecuada:

Antes de sondear el mercado de salas de conferencias, identifica cuáles van a ser tus necesidades de espacio. Es decir, plantéate cuántos asistentes esperas en el evento y busca un espacio con un aforo acorde o que permita redimensionar la habitación. Así evitarás que los invitados se sientan incómodos, ya sea por estar muy agobiados en un espacio pequeño, como por que el salón resulte muy grande y parezca desangelado.
Los espacios versátiles no solo te permitirán jugar con el tamaño para adaptarlo al público, sino que también te servirán para ajustar el enclave al formato de la actividad. Por ejemplo, quizá sea una conferencia tradicional, con un atril y unas sillas para los asistentes, pero a lo mejor quieres una charla más interactiva, donde el speaker se sitúe en el centro y los participantes se sienten en círculo en torno a él o una habitación con opción de usar zonas exteriores para realizar dinámicas de team building. Poder jugar con las diferentes opciones también debe ser un requisito para el alquiler de espacios para conferencias.
¿El centro dispone de wifi? ¿Existen pantallas para reproducir presentaciones o vídeos? ¿Hay sistema de videoconferencia? ¿La iluminación es buena? Asegúrate de que la sala dispone de todos los recursos que vayas a precisar durante la celebración del acto.
Servicios adicionales. Junto a esto, otro factor valorable son los servicios extra que ofrece la instalación, como sala de recepción, coffee-breaks, personal de apoyo, espacios al aire libre, servicio de comida, aparcamiento, accesibilidad para personas con movilidad reducida… Pueden parecer pequeños detalles, pero seguro que si un conferenciante llega tarde por no encontrar dónde dejar el coche se formará una mala impresión del evento antes de empezar.
Ubicación. La ubicación del alquiler de espacios para conferencias debe estar en un lugar estratégico. Esto no significa que tenga que ser el centro de la ciudad; menos hoy día, con los problemas de tráfico que tienen las grandes urbes. Una buena ubicación es aquella que asegure que todos los asistentes pueden llegar de forma cómoda. Por ejemplo, puede ser una sala en las afueras con zonas de estacionamiento o conexión con el transporte público o un espacio más alejado al que acceder con un autobús fletado por la propia organización durante un viaje de incentivo.
Políticas de contratación y cancelación. Antes de firmar el alquiler de espacios para conferencias, asegúrate de que las condiciones que facilita la empresa arrendataria no son leoninas, de que ofrece asistencia y asesoramiento para la organización del acto y de que existe disponibilidad para la fecha que quieres.
Reputación. Investiga y revisa las opiniones y valoraciones de otros usuarios sobre el espacio que estás considerando. Esto te dará una idea de la experiencia previa de los clientes y te ayudará a tomar una decisión informada con total confianza en la calidad del servicio que recibirás.
Costo. Por último, ten en cuenta que la tarifa del espacio se ajusta a tu presupuesto. Fíjate bien en que todos los gastos adicionales están desglosados e incluidos en el presupuesto, para evitar sorpresas desagradables.

¿Dónde buscar el alquiler de espacios para conferencias?

¿Quieres una sugerencia de alquiler de espacios para conferencias? En Hacienda Guzmán encontrarás un enclave con historia y cultura para tu evento: nada menos que una finca con más de cinco siglos de antigüedad a tan solo diez minutos del centro de Sevilla y quince del aeropuerto.

Además, junto a la totalmente equipada Sala de Conferencias de la hacienda, podrás hacer uso de diferentes espacios diferenciados -indoor y outdoor- en un mismo enclave natural. Así podrás orientar cada zona en función de tus necesidades. Y con la posibilidad de maridar el evento con catas de AOVE y productos de la tierra. Consulta a nuestro equipo de profesionales y personaliza cada detalle. ¡Te aseguramos que el resultado será memorable!